Poučení o Registru FO, Registru IČ a Registru POR

I. ÚVOD

Jednotliví členové sdružení SOLUS, zájmového sdružení právnických osob, IČ 693 46 925 (též jen „SOLUS“ nebo „Sdružení SOLUS“) mají společný zájem podílet se na provozování Registru FO Sdružení SOLUS (též jen „Registr FO“), Registru IČ Sdružení SOLUS (též jen „Registr IČ“) anebo Pozitivního registru Sdružení SOLUS (též jen „Pozitivní registr“), v rámci kterých jsou zpracovávány údaje o klientech jednotlivých členských společností Sdružení SOLUS, a to jak o fyzických osobách (podnikatelích i nepodnikatelích), tak také o právnických osobách. Základním účelem Registru FO, Registru IČ a Pozitivní registru je vzájemné informování členů Sdružení SOLUS o identifikačních údajích spotřebitelů (podnikatelů) a o záležitostech, které vypovídají o bonitě, platební morálce a důvěryhodnosti spotřebitelů.

Údaje z jiného typu smluvních vztahů budou dále evidovány v Registru třetích stran Sdružení SOLUS, pro který je vydáno samostatné Poučení o Registru třetích stran Sdružení SOLUS.

Registr FO, Registr IČ a Pozitivní registr jsou ve smyslu čl. II odst. 3 zákona č. 378./2015 Sb., kterým se mění zákon č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele, ve znění pozdějších předpisů, a některé další zákony, databáze obsahujících údaje spotřebitelů a případně dalších subjektů o záležitostech, které vypovídají o jejich bonitě a důvěryhodnosti, přičemž příslušné zpracování osobních údajů bylo registrováno u Úřadu pro ochranu osobních údajů před účinností uvedeného zákona, takže v nich lze po dni nabytí účinnosti uvedeného zákona zpracovávat údaje v rozsahu stanoveném uvedeným zákonem bez jejich souhlasu.

 

II. ROZSAH ZPRACOVÁVANÝCH ÚDAJŮ V REGISTRU FO A REGISTRU IČ

V rámci Registru FO a Registru IČ jsou zpracovávány, kromě identifikačních údajů (jmen, příjmení, rodného čísla, resp. IČ a adresy), údaje o rozsahu a povaze porušení smluvní povinnosti klientem, jehož následkem je existence peněžní pohledávky v minimální výši 500 Kč v prodlení [Společnosti] za klientem ve výši alespoň dvou splátek anebo existence jakékoliv peněžní pohledávky v minimální výši 500 Kč [Společnosti] za klientem déle jak 30 dnů po splatnosti, o povaze závazku, ze kterého tato povinnost vyplývá a o následné platební morálce klienta. Registr FO a Registr IČ jsou tedy tzv. negativními registry.

V rámci Registru FO ani Registru IČ tedy nejsou zpracovávány osobní údaje klienta, který neporušil smluvní povinnosti vůči [Společnosti]. V Registru FO ani Registru IČ nejsou zpracovávány tzv. zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu čl. 9 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“) např. údaje o zdravotním stavu.

Souhrn výše uvedených údajů od všech členských společností (resp. od těch členských společností, vůči kterým se klient dopustil porušení smluvní povinnosti) společně s dalšími veřejně dostupnými údaji o klientovi získanými k odpovídajícím účelům (zejm. údaje klienta obsažené v insolvenčním rejstříku, vedeném podle zákona č. 182/2006 Sb., insolvenční zákon) a údaji o statistických vyhodnoceních bonity a důvěryhodnosti klienta tvoří tzv. Informační soubor Registru FO, resp. Informační soubor Registru IČ.

V Registru FO jsou zpracovávány údaje o fyzických osobách, v Registru IČ jsou zpracovávány údaje o fyzických osobách – podnikatelích a právnických osobách.

 

III. ROZSAH ZPRACOVÁVANÝCH ÚDAJŮ V POZITIVNÍM REGISTRU

V rámci Pozitivního registru jsou zpracovávány, kromě identifikačních údajů (jmen, příjmení, data, místa a státu narození, pohlaví, státní příslušnosti, rodného čísla, IČ, adresy a údajů o dokladech totožnosti), tyto další údaje o klientech:

  • údaje vypovídající o tom, že s klientem [nebo žadatelem, pokud jde o ručitele, spolužadatele nebo zákonného zástupce] bylo zahájeno jednání o Smlouvě a zda mezi klientem [nebo žadatelem, pokud jde o ručitele, spolužadatele nebo zákonného zástupce] a [Společností] došlo k uzavření, případně neuzavření Smlouvy, přičemž Smlouvou se v případě, že mezi klientem a [Společností] došlo k uzavření více smluv, rozumí všechny tyto smlouvy;
  • údaje vypovídající o finančních závazcích, které vznikly, vzniknou nebo mohou vzniknout klientovi vůči [Společnosti] v souvislosti se Smlouvou anebo o kterých bylo s klientem jednáno, a o plnění těchto závazků z jeho strany;
  • údaje vypovídající o zajištění závazků klienta souvisejících se Smlouvou, zejména údaje o typu zajištění;
  • případné další údaje, které vypovídají o bonitě, důvěryhodnosti a platební morálce klienta (zejména o rozsahu a povaze případného porušení smluvní povinnosti, jehož následkem je existence dlužné částky po splatnosti, o případných změnách závazku anebo Smlouvy, o předčasném splnění dluhu apod.),
  • údaje vypovídající o tom, zda byly provedeny dotazy poptávající informace o bonitě a důvěryhodnosti klienta ze strany členů Sdružení SOLUS.

V Pozitivním registru nejsou zpracovávány tzv. zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu čl. 9 GDPR (např. údaje o zdravotním stavu apod.).

Souhrn výše uvedených údajů od všech členských společností (resp. od těch členských společností, se kterými klient vstoupil do jednání o Smlouvě) společně s dalšími veřejně dostupnými osobními údaji o klientovi získanými k odpovídajícím účelům (zejm. osobní údaje klienta obsažené v insolvenčním rejstříku, vedeném podle zákona č. 182/2006 Sb., insolvenční zákon) a údaji o statistických vyhodnoceních bonity a důvěryhodnosti klienta tvoří tzv. Informační soubor Pozitivního registru.

 

IV. IDENTIFIKACE SUBJEKTŮ ČI OSOB, KTERÉ MOHOU MÍT PŘÍSTUP K OSOBNÍM ÚDAJŮM PŘI JEJICH ZPRACOVÁNÍ V REGISTRU FO, REGISTRU IČ A POZITIVNÍM REGISTRU

Správce Registru FO, Registru IČ a Pozitivního registru: sdružení SOLUS, zájmové sdružení právnických osob, IČ 693 46 925, se sídlem Praha 4 – Krč, Antala Staška 510/38, PSČ 140 00.

  • Sdružení SOLUS má, resp. bude mít ve vztahu ke klientům jednotlivých členů Sdružení SOLUS – fyzickým osobám postavení správce osobních údajů podle Zákona o ochraně osobních údajů a GDPR.

Zpracovatel Registru FO, Registru IČ a Pozitivního registru: Společnost pro informační databáze, a.s., IČ 261 18 313, se sídlem Praha 4 – Krč, Antala Staška 510/38, PSČ 140 00 (též „SID“). Na základě písemné smlouvy mezi správcem a uživateli registrů SOLUS bude SID poskytovat služby související se vzájemným informováním věřitelských subjektů o bonitě, důvěryhodnosti a platební morálce jejich klientů a/nebo žadatelů o jejich služby.

  • Společnost SID má, resp. bude mít ve vztahu ke klientům jednotlivých členů Sdružení SOLUS – fyzickým osobám postavení zpracovatele osobních údajů podle Zákona o ochraně osobních údajů a GDPR

Uživatel Registru FO: jednotliví členové Sdružení SOLUS, kteří mají nebo budou mít se sdružením SOLUS a společností SID uzavřenou smlouvu o zpracování údajů v rámci Registru FO.

  • Jednotlivé členské společnosti Sdružení SOLUS, využívající služeb Registru FO, mají ve vztahu ke svým klientům – fyzickým osobám postavení správce osobních údajů podle Zákona o ochraně osobních údajů a GDPR.

Uživatel Registru IČ: jednotliví členové Sdružení SOLUS, kteří mají nebo budou mít se sdružením SOLUS a společností SID uzavřenou smlouvu o zpracování údajů v rámci Registru IČ.

  • Jednotlivé členské společnosti Sdružení SOLUS, využívající služeb Registru IČ, mají ve vztahu ke svým klientům – fyzickým osobám postavení správce osobních údajů podle Zákona o ochraně osobních údajů a GDPR.

Uživatel Pozitivního registru: jednotliví členové Sdružení SOLUS, kteří mají se sdružením SOLUS a společností SID uzavřenou smlouvu o zpracování údajů v rámci pozitivního registru SOLUS.

  • Jednotlivé členské společnosti Sdružení SOLUS, využívající služeb Pozitivního registru, mají ve vztahu ke svým klientům – fyzickým osobám postavení správce osobních údajů podle Zákona o ochraně osobních údajů a GDPR.

Aktuální seznam Členů Sdružení SOLUS je uveden na internetových stránkách Sdružení SOLUS: www.solus.cz.

Další osoba účastnící se na zpracování dat: zpracovatel (společnost SID), v zájmu zajištění maximální bezpečnosti zpracovávaných dat, může při zpracování využít služeb další osoby ve zpracování (tzv. technický zpracovatel), a to na základě písemné smlouvy mezi zpracovatelem a technickým zpracovatelem. Technický zpracovatel zpracovává, resp. bude zpracovávat data obsažená v příslušném registru s tím, že osobní údaje klientů jsou, resp. budou v zašifrovaném stavu. Technický zpracovatel nezná, resp. nebude znát klíč k dešifrování zašifrovaných údajů a z toho důvodu nebude mít přístup k jménům, příjmením a rodným číslům klientů a/nebo žadatelů.

Ke dni zpracování a vydání tohoto dokumentu, tj. k 6. 12. 2018, je technickým zpracovatelem Registru FO, Registru IČ a Pozitivního registru společnost Global Payments Europe, s.r.o., IČ 270 88 936, se sídlem Praha 10, Strašnice, V Olšinách 80/626, PSČ 100 00.

 

V. POPIS FUNGOVÁNÍ REGISTRU FO, REGISTRU IČ A POZITIVNÍHO REGISTRU

Registr FO, Registr IČ a Pozitivní registr jsou společnou databází údajů vytvořenou na základě informací poskytovaných ze strany členů Sdružení SOLUS o jejich klientském portfoliu a, v případě Pozitivního registru, o jejich potenciálních klientech, kteří je žádají o poskytnutí jejich služby.

Informace (údaje) obsažené v Registru FO, Registru IČ a Pozitivním registru jsou ze strany uživatelů registrů SOLUS pravidelně aktualizovány (minimálně 1x za měsíc) a jsou uchovávány pro potřebu vzájemného informování jednotlivých členů Sdružení SOLUS.

Informace (údaje) o smluvních vztazích s klienty jsou jednotlivými členy Sdružení SOLUS poskytovány SID, které tyto údaje dále zpracovává (sám nebo prostřednictvím tzv. technického zpracovatele).

Takto zpracovávané informace (údaje) zpřístupní SID v případě Registru FO a Registru IČ ve formě zpráv na základě jejich žádosti jednotlivým členům Sdružení SOLUS, kteří využívají Registr FO, Registr IČ anebo Pozitivní registr, a to výlučně za účelem výhradně k předcházení podvodnému jednání a k posouzení schopnosti a ochoty spotřebitele splnit jeho smluvní závazky (posouzení bonity, platební morálky a důvěryhodnosti).

Vložení osobních údajů do Pozitivního registru SOLUS jedním z věřitelských subjektů automaticky neznamená, že tyto údaje budou volně přístupně dalším členům Sdružení SOLUS – další členové Sdružení SOLUS budou potřebovat prokazatelný souhlas příslušného klienta, aby se na tyto údaje obsažené v Pozitivním registru Sdružení SOLUS mohli dotázat.

V Registru FO a Registru IČ jsou údaje zpracovávány po dobu, po kterou trvá prodlení klienta s úhradou jeho závazků a dále 3 roky od jejího skončení; v případě služeb elektronických komunikací a dodávky energií po dobu, po kterou trvá prodlení klienta s úhradou jeho závazků a dále 1 rok od jejího skončení.

Osobní údaje o tom, že byl úvěr povolen nebo čerpán budou v Pozitivním registru zpracovávány po dobu trvání smlouvy a dále 3 roky od jejího skončení; v případě služeb elektronických komunikací a dodávky energií po dobu trvání smlouvy a dále 1 rok od jejího skončení. V případě, že doba trvání smlouvy přesáhne 10 let, budou jednotlivé údaje z platební historie starší 10 let zlikvidovány. V případě, kdy byla žádost o úvěr odvolána nebo zamítnuta, uchovává Pozitivní registr osobní údaje nejdéle tři měsíce.

 

VI. PROHLÁŠENÍ O BEZPEČNOSTI ZPRACOVÁVANÝCH DAT

Vysoká úroveň zabezpečení zpracovávaných dat (včetně komunikace), která je zajištěna v rámci všech registrů Sdružení SOLUS, zamezí neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k informacím (údajům) obsaženým v kterémkoli z registrů Sdružení SOLUS, k jejich změně, zničení nebo ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití zpracovávaných informací.

Základní bezpečnostní prvky:

  • šifrovaná komunikace;
  • využití certifikátů pro identifikaci uživatelů;
  • přístup pouze z povolených IP adres;
  • šifrování osobních údajů;
  • oddělení zpracovatele (zná šifrovací klíč, může provádět jenom on-line dotazy) a technického zpracovatele (provádí zpracování dat bez znalosti šifrovacího klíče).

Díky využití moderních technologií týkajících se provozu systému a zabezpečení přenosu a uchovávání údajů klientů členů Sdružení SOLUS a smluvně definovaným vztahům a zárukám je minimalizováno riziko zneužití informací.

 

VII. POUČENÍ O PRÁVECH SUBJEKTU ÚDAJŮ (FYZICKÝCH OSOB)

Pokud zjistíte nebo se domníváte, že některý člen Sdružení SOLUS, Sdružení SOLUS, společnost SID nebo další subjekty, které se budou podílet na zpracování údajů v kterémkoli registru Sdružení SOLUS (tj. příslušný správci nebo zpracovatelé), budou provádět zpracování Vašich osobních údajů, které je v rozporu s ochranou Vašeho soukromého života anebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li Vaše osobní údaje nepřesné, můžete:

  • požádat příslušného správce nebo zpracovatele o vysvětlení;
  • požadovat, aby příslušný správce nebo zpracovatel odstranil vzniklý stav, zejména můžete požadovat provedení opravy nebo doplnění Vašich osobních údajů (v případě potřeby bude v návaznosti na Vaši žádost provedeno dočasné blokování nebo likvidace těchto údajů).

Bude-li Vaše žádost shledána oprávněnou, jsou příslušné subjekty povinny neprodleně odstranit závadný stav. Pokud Vaše žádost o opravu nepřesných nebo nesprávných údajů, které jsou v registru vedeny, není vyřešena bezprostředně, provozovatel údaje dotčené žádostí do vyřešení žádosti blokuje. Blokuje je takovým způsobem, že provede dočasné zamezení poskytování údajů z registru, které byly dotčeny žádostí spotřebitele. Místo takových údajů poskytne prodávající nebo provozovatel, který registr vede, informaci o tom, že údaje jsou blokovány.

Pokud jsou údaje vedené v registru předmětem sporu mezi Vámi a [Společností], přičemž o takovém sporu je vedeno soudní, správní nebo rozhodčí řízení, v němž nebylo doposud vydáno pravomocné rozhodnutí ve věci samé, nebo mimosoudní řešení spotřebitelského sporu, je [Společnost] povinna tuto skutečnost na Vaši žádost v registru poznamenat.

Nevyhoví-li příslušný správce nebo zpracovatel Vaší žádosti, nebo pokud budete toho názoru, že zpracování Vašich osobních údajů neprobíhá zcela v souladu se zákonem, budete mít právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz) s žádostí o zajištění opatření k nápravě.

Může vůči SOLUS písemně vyjádřit nesouhlas s evidencí údajů o své osobě v Pozitivním registru. Provozovatel v takovém případě bez zbytečného odkladu odstraní z registru všechny záznamy, které se Vás týkají, a učiní opatření směřující k tomu, aby další záznamy týkající se Vás nemohly být zapsány.

 

VIII. KLIENTSKÝ SERVIS

Informace o Sdružení SOLUS: www.solus.cz nebo tel. linka 222 368 707, která je zpoplatněna jako volání na pevnou linku v rámci Vašeho tarifu. Provoz této linky je v pondělí a ve středu od 8:00 do 17:30 hod., v úterý a ve čtvrtek od 8:00 do 17:00 hod. a v pátek od 8:00 do 16:30 hod. Provozuje Společnost pro informační databáze, a.s. a technicky zajišťuje MEDIA SUPPORT s.r.o.

Klientské centrum Sdružení SOLUS poskytuje klientům následující služby:

  • vyhotovuje odpovědi na žádosti klientů o výpis zpracovávaných osobních údajů (obsahuje také informaci o zdroji osobních údajů),
  • vyhotovuje odpovědi na žádosti o SIN kód pro službu SMS výpis – výpis přes mobil.
  • přijímá a vyřizuje případné stížnosti či připomínky ze strany klientů v souvislosti s nepřesnými údaji zpracovávanými v registrech SOLUS, jakož i prohlášení o nesouhlasu s evidencí údajů v Pozitivním registru

 

IX. UPOZORNĚNÍ

DŮLEŽITÉ: ÚDAJE Z JINÉHO TYPU SMLUVNÍCH VZTAHŮ JSOU DÁLE EVIDOVÁNY V REGISTRU TŘETÍCH STRAN SDRUŽENÍ SOLUS, PRO KTERÝ JE VYDÁNO SAMOSTATNÉ POUČENÍ O REGISTRU TŘETÍCH STRAN SDRUŽENÍ SOLUS.


Poučení o registrech sdružení SOLUS ke stažení ve formátu PDF