SOLUS, zájmové sdružení právnických osob (dále také jen „SOLUS“) je zájmové sdružení právnických osob, které přispívá v rámci tzv. odpovědného úvěrování k prevenci předlužování spotřebitelů, k prevenci růstu počtu dlužníků v prodlení, ke zvyšování vymahatelnosti stávajících dluhů po splatnosti a rovněž ke snižování potenciální finanční ztráty věřitelů. Při své činnosti klademe velký důraz na poctivost a pečlivou ochranu údajů, které zpracováváme. Za účelem větší přehlednosti jsme vypracovali níže uvedený dokument o zásadách ochrany soukromí, ve kterém naleznete informace o naší praxi v oblasti ochrany osobních údajů, která vychází z nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále také jen „GDPR“). Uvádíme, které druhy osobních údajů o Vás shromažďujeme, jak je zpracováváme, za jakým účelem je používáme a jak je chráníme, s kým je můžeme sdílet a jaká jsou Vaše práva týkající se Vašich osobních údajů.
Osobním údajem se rozumí jakákoliv informace, která se týká identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby, tj. jakýkoliv údaj, na základě, kterého je možné určit osobu přímo (např. jméno), nebo nepřímo (prostřednictvím údajů v pseudonymizované podobě, kde běžné identifikačních údaje, např. jméno, nahrazuje zvláštní unikátní identifikátor). Osobní údaje zahrnují údaje, jako je jméno a příjmení, bydliště, datum narození, rodné číslo, e-mail, číslo mobilního telefonu, číslo bankovního účtu, veškeré údaje související se zdravotním stavem, ale také i dynamická IP adresa Vašeho zařízení a soubory cookies.
Osobními údaji, které o Vás zpracováváme, jsou především údaje, které slouží k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci našich klientů, klientů a smluvních partnerů členských společností sdružení SOLUS, zaměstnanců, uchazečů o zaměstnání, dodavatelů nebo jiných osob. Těmito jsou zejména jméno, příjmení, rodné číslo, bylo-li přiděleno, příp. datum narození, adresa trvalého pobytu, číslo dokladu totožnosti, identifikační číslo podnikatele, statní příslušnost apod.
Dále se jedná zejména o údaje, které jsou potřebné k tomu, abychom mohli uzavřít obchod nebo o údaje, které jsou potřebné k uskutečnění již sjednaného obchodu, jako jsou údaje o oprávnění jednat za klienty a údaje související se sjednáváním smluv.
V rámci provozování registrů zpracováváme osobní údaje klientů členských společností sdružení SOLUS, přičemž kromě identifikačních údajů uvedených výše se jedná především o údaje o závazcích a potenciálních závazcích vůči členským společnostem SOLUS, o údaje o porušení smluvní povinnosti vůči členským společnostem sdružení SOLUS, její povaze a rozsahu a o bonitě, důvěryhodnosti a platební morálce klientů členských společností.
Podrobněji jsou zpracovávané údaje popsány v dalších kapitolách.
Zpracování osobních údajů probíhá automatizovaně i manuálním způsobem a podléhá fyzické i technické kontrole.
Osobní údaje zpracováváme za různými účely, které zahrnují:
Podle účelu, pro jaký jsou údaje použity, může být právním titulem:
V níže uvedených tabulkách uvádíme podrobnější vysvětlení, jaké údaje o Vás shromažďujeme, za jakým účelem, při jaké činnosti a na základě jakého právního titulu, podle toho, jestli jste náš klient, klient naší členské společnosti, zaměstnanec/uchazeč o zaměstnání anebo dodavatel.
| Účel zpracování | Kategorie zpracování | Kategorie osobních údajů | Právní titul |
| Zajištění korporátní agendy sdružení | Evidence členů, vznik, změny a zánik členství v orgánech | Identifikační údaje, kontaktní údaje | Právní povinnosti |
| Záznamy o členských schůzích, jejich organizace | Identifikační údaje, kontaktní údaje, údaje o účasti a hlasování na jednání členských schůzí | Právní povinnosti | |
| Záznamy o jednáních stálých orgánů sdružení (rada sdružení, předsednictvo), jejich organizace | Identifikační údaje, údaje o členství v orgánech, údaje o účasti v orgánech, údaje o účasti a hlasování na orgánech, údaje využité pro jednání orgánů | Právní povinnosti | |
| Zajištění obchodní agendy | Uzavírání smluv | Identifikační údaje, kontaktní údaje, údaje o oprávnění jednat za klienty, údaje související se sjednáváním smluv, údaje o účasti na společenských akcích pořádaných sdružením | Uzavíraní smluv, uskutečnění legitimního zájmu |
| Archivace dle zákona | Archivace, předání státnímu oblastnímu archivu | Údaje obsažené v archiváliích | Právní povinnost |
| Určení, výkon a obhajoba právních nároků, resp. obrana proti uplatněným právním nárokům | Archivace, identifikace a analýza právních nároků, vedení sporů | Údaje umožňující určení existence či neexistence právního nároku a jeho rozsahu, údaje prokazující existenci či neexistenci právního nároku a jeho rozsahu, případně údaje o možných získatelných důkazech, údaje o probíhajících sporech, případně o sporech již ukončených, u kterých ale může dojít k uplatnění mimořádného opravného prostředku | Právní povinnost, uskutečnění legitimního zájmu |
Sdružení SOLUS provozujeme registry, které slouží na vzájemné informování členů sdružení SOLUS o identifikačních údajích spotřebitelů, podnikatelů a právnických osob a o záležitostech, které vypovídají o bonitě, platební morálce a důvěryhodnosti spotřebitelů, smluvních partnerů a/nebo potenciálních smluvních partnerů.
Konkrétně se jedná o:
Podrobnější informace o zpracování osobních údajů v Registrech FO, IČ a POR naleznete na internetových stránkách sdružení SOLUS v Poučení o registrech SOLUS.
Podrobnější informace o zpracování osobních údajů v Registru třetích stran naleznete na internetových stránkách sdružení SOLUS v Poučení o Registru třetích stran sdružení SOLUS.
| Účel zpracování | Kategorie zpracování | Kategorie osobních údajů | Právní titul |
| Provozování informačních databází | Vedení negativních klientských registrů | Identifikační údaje, údaje o rozsahu a povaze porušení smluvní povinnosti, o povaze závazku, ze kterého tato povinnost vyplývá, údaje o platební morálce klienta | Uskutečnění legitimního zájmu / zvláštní právní úprava |
| Vedení pozitivního registru | Identifikační údaje, údaje, či došlo mezi klientem a členskou společností k jednání o smlouvě a/nebo uzavření/neuzavření smlouvy, údaje o finančních závazcích klienta vůči členské společnosti, údaje bonitě, a statistická vyhodnocení bonity, údaje, zda byly provedeny dotazy o bonitě | Uskutečnění legitimního zájmu / zvláštní právní úprava | |
| Vedení registru třetích stran | Identifikační údaje, údaje o rozsahu a povaze porušení smluvní povinnosti | Souhlas se zpracováním osobních údajů | |
| Vedení insolvenčního registru | Údaje svědčící o úvěruschopnosti, zejména údaje o ekonomických vazbách, záznamech v Insolvenčním rejstříku | Uskutečnění legitimního zájmu / zvláštní právní úprava | |
| Vedení registru neplatných dokladů | Údaje o neplatných a odcizených dokladech | Uskutečnění legitimního zájmu / zvláštní právní úprava | |
| Klientský servis (výpisy, stížnosti a reklamace) | Identifikační údaje, údaje o rozsahu a povaze porušení smluvní povinnosti, o povaze závazku, ze kterého tato povinnost vyplývá, údaje o platební morálce klienta | Právní povinnosti | |
| Audit registrů | Identifikační údaje – ID záznamu, údaje o rozsahu a povaze porušení smluvní povinnosti, o povaze závazku, ze kterého tato povinnost vyplývá | Právní povinnosti | |
| Tvorba anonymních exportů | Identifikační údaje, údaje o rozsahu a povaze porušení smluvní povinnosti, o povaze závazku, ze kterého tato povinnost vyplývá, údaje o platební morálce klienta | Uskutečnění legitimního zájmu / zvláštní právní úprava | |
| Archivace dle zákona | Archivace, předání státnímu oblastnímu archivu | Údaje obsažené v archiváliích | Zákonná povinnost |
| Určení, výkon a obhajoba právních nároků, resp. obrana proti uplatněným právním nárokům | Archivace, identifikace a analýza právních nároků, vedení sporů | Údaje umožňující určení existence či neexistence právního nároku a jeho rozsahu, údaje prokazující existenci či neexistenci právního nároku a jeho rozsahu, případně údaje o možných získatelných důkazech, údaje o probíhajících sporech, případně o sporech již ukončených, u kterých ale může dojít k uplatnění mimořádného opravného prostředku | Právní povinnost, uskutečnění legitimního zájmu |
| Účel zpracování | Kategorie zpracování | Kategorie osobních údajů | Právní titul |
| Personální agenda | Nábor zaměstnanců | Identifikační údaje, kontaktní údaje, údaje svědčící o způsobilosti pro výkon zaměstnání; zahrnuje s ohledem na zákonné požadavky i údaje o odsouzení za trestné činy (nebo jeho absenci) | Uskutečnění legitimního zájmu, právní povinnosti |
| Pracovní cesty | Identifikační údaje, údaje o pracovní cestě | Právní povinnosti | |
| Mzdová a odvodová agenda | Identifikační údaje, údaje o vykonávané práci, údaje o pracovním výkonu, údaje prokazující nárok na uplatňovaná daňová zvýhodnění | Právní povinnosti | |
| Zajištění pracovních potřeb | Identifikační údaje, údaje o potřebách a způsobu jejich uspokojení (včetně vizitek) | Plnění smluv | |
| Správa přístupových oprávnění | Identifikační údaje, údaje o vykonávané práci, údaje o přidělených přístupových oprávněních | Uskutečnění legitimního zájmu, právní povinnosti | |
| Vystavování potvrzení pro zaměstnance | Identifikační údaje, údaje relevantní pro požadované potvrzení | Právní povinnosti | |
| Archivace dle zákona | Archivace, předání státnímu oblastnímu archivu | Údaje obsažené v archiváliích | Zákonná povinnost |
| Určení, výkon a obhajoba právních nároků, resp. obrana proti uplatněným právním nárokům | Archivace, identifikace a analýza právních nároků, vedení sporů | Údaje umožňující určení existence či neexistence právního nároku a jeho rozsahu, údaje prokazující existenci či neexistenci právního nároku a jeho rozsahu, případně údaje o možných získatelných důkazech, údaje o probíhajících sporech, případně o sporech již ukončených, u kterých ale může dojít k uplatnění mimořádného opravného prostředku | Právní povinnost, uskutečnění legitimního zájmu |
| Účel zpracování | Kategorie zpracování | Kategorie osobních údajů | Právní titul |
| Řízení dodavatelsko odběratelských vztahů | Evidence dodavatelů | Identifikační údaje, údaje související s obvyklým nebo sjednaným plněním či účelem dodavatelsko-odběratelského vztahu, bankovní spojení | Právní povinnost, uskutečnění legitimního zájmu, plnění smluv |
| Likvidace faktur | Identifikační údaje, údaje související s fakturací | Plnění smluv | |
| Archivace dle zákona | Archivace, předání státnímu oblastnímu archivu | Údaje umožňující určení existence či neexistence právního nároku a jeho rozsahu, údaje prokazující existenci či neexistenci právního nároku a jeho rozsahu, případně údaje o možných získatelných důkazech, údaje o probíhajících sporech, případně o sporech již ukončených, u kterých ale může dojít k uplatnění mimořádného opravného prostředku | Právní povinnost, uskutečnění legitimního zájmu |
| Určení, výkon a obhajoba právních nároků, resp. obrana proti uplatněným právním nárokům | Archivace, identifikace a analýza právních nároků, vedení sporů | Údaje umožňující určení existence či neexistence právního nároku a jeho rozsahu, údaje prokazující existenci či neexistenci právního nároku a jeho rozsahu, případně údaje o možných získatelných důkazech, údaje o probíhajících sporech, případně o sporech již ukončených, u kterých ale může dojít k uplatnění mimořádného opravného prostředku | Právní povinnost, uskutečnění legitimního zájmu |
Vysoká úroveň zabezpečení zpracovávaných dat (včetně komunikace), která je zajištěna při zpracovávání osobních údajů, zamezí neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k informacím (údajům), k jejich změně, zničení nebo ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití zpracovávaných informací.
Abychom Vaše osobní údaje, co nejlépe ochránili, používáme tyto základní bezpečnostní prvky:
Díky využití moderních technologií týkajících se provozu systému a zabezpečení přenosu a uchovávání údajů a smluvně definovaným vztahům a zárukám je minimalizováno riziko zneužití informací.
Všichni zaměstnanci, kteří s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázáni povinností mlčenlivosti.
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu danou platnými právními předpisy. Po uplynutí této lhůty údaje likvidujeme nebo anonymizujeme.
Pro uchovávání osobních údajů v Registrech sdružení SOLUS jsou stanoveny následovné lhůty:
V ostatních případech budeme nejčastěji Vaše osobní údaje archivovat 10 let po ukončení smluvního vztahu, v rámci, kterého je zpracováváme.
Fyzickou likvidaci osobních údajů provede pověřený zaměstnanec, výmaz dat v elektronické podobě je zajišťován automaticky na systémové úrovni nebo pověřeným zaměstnancem.
V rámci výměny informací v registrech sdružení SOLUS k Vašim osobním údajům mohou přistupovat členové sdružení SOLUS. Podrobnější informace naleznete v Poučení o registrech SOLUS a Poučení o Registru třetích stran SOLUS.
Spoléháme na důvěryhodné třetí osoby, které naším jménem provádějí řadu technologických činností. V zájmu zajištění maximální bezpečnosti zpracovávaných dat, můžeme při zpracování využít služeb další osoby ve zpracování (tzv. technický zpracovatel), a to na základě písemné smlouvy mezi námi a technickým zpracovatelem. Poskytujeme jim pouze informace, které potřebují pro poskytnutí služby, a vyžadujeme, aby Vaše osobní údaje nepoužívaly pro žádný jiný účel. Vždy vynakládáme maximální úsilí, abychom zajistili, že všechny třetí osoby, s nimiž spolupracujeme, budou Vaše osobní údaje uchovávat zabezpečeně.
Hlavním zpracovatelem osobních údajů pro SOLUS je Společnost pro informační databáze, a.s.
Respektujeme Vaše právo na ochranu soukromí. V této souvislosti máte možnost využít tato práva daná nařízením o ochraně osobních údajů.
| Vaše práva | Co toto právo znamená? |
| Právo být informován (čl. 13, 14 GDPR) |
Máte právo být jasně a srozumitelně informován o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich právech. Proto Vám tyto informace poskytujeme v těchto Zásadách. |
| Právo na přístup (čl. 15 GDPR) |
Máte právo na potvrzení, zda zpracováváme Vaše osobní údaje, a pokud tomu tak je, na přístup k osobním údajům a informacím o jejich zpracování, jež o Vás máme k dispozici. V souvislosti s poskytnutím požadovaných informací můžeme v případech, kdy se jedná o opakovanou či šikanózní žádost podle čl. 12 odst. 5 GDPR účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady. Pro uplatnění práva můžete vyplnit TENTO formulář. |
| Právo na opravu (čl. 16 GDPR) |
Máte právo, aby byly Vaše osobní údaje opraveny, jsou-li nepřesné, a/nebo doplněny, jsou-li neúplné. Za tímto účelem nás můžete kontaktovat pomocí kontaktních údajů uvedených níže. |
| Právo na výmaz – právo být zapomenut (čl. 17 GDPR) |
V případech stanovených GDPR máte právo, aby byly Vaše osobní údaje smazány. Upozorňujeme, že toto právo se neuplatní v případě, kdy k uchovávání Vašich osobních údajů máme právní nebo oprávněné důvody. Pokud máte zájem, abychom Vaše osobní údaje smazali, můžete nás kontaktovat pomocí níže uvedených kontaktních údajů. |
| Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR) |
Máte právo požádat, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů. Tímto se rozumí, že je můžeme uchovávat, ale nebudeme je dále používat nebo zpracovávat. Toto právo máte v případech uvedených v GDPR, přičemž tyto případy nastávají, pokud:
Pokud byste chtěli požádat o omezení, kontaktujte nás pomocí níže uvedených kontaktních údajů. |
| Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR) | Máte právo získat osobní údaje, které jsme o Vás shromáždili a předat je jinému správci osobních údajů. To se vztahuje pouze na údaje, které jste poskytli v případě zpracování založeného na smlouvě či na Vašem souhlasu a jejichž zpracování je provedeno automatizovanými prostředky. |
| Právo vznést námitku proti zpracování na základě oprávněných zájmů (čl. 21 GDPR) |
Je-li zpracování Vašich osobních údajů založeno na oprávněném zájmu sdružení SOLUS, máte právo podat proti zpracování Vašich údajů kdykoli námitku. |
| Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů (čl. 7 GDPR) |
Je-li zpracování osobních údajů založeno na Vašem souhlasu, můžete svůj souhlas s naším zpracováním Vašich údajů odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. Pokud máte zájem odvolat svůj souhlas se zpracováním, můžete nás kontaktovat pomocí níže uvedených kontaktních údajů. |
| Právo podat stížnost u dozorového úřadu (čl. 77 GDPR) |
Máte právo kontaktovat Úřad pro ochranu osobních údajů a podat stížnost proti postupům sdružení SOLUS, týkajícím se ochrany údajů a soukromí. Neváhejte nás před podáním jakékoli stížnosti u Úřadu pro ochranu osobních údajů kontaktovat pomocí níže uvedených kontaktních údajů. |
| Právo deaktivovat soubory Cookies |
Máte právo deaktivovat soubory Cookies. Nastavení internetových prohlížečů je zpravidla automaticky programováno tak, že soubory Cookies jsou povoleny, můžete to však jednoduše změnit v nastavení svého prohlížeče. Řada souborů Cookies se používá na podporu použitelnosti nebo funkčnosti internetových stránek/aplikací; jejich deaktivace Vám proto může bránit v používání určitých částí našich internetových stránek/aplikací dle příslušné tabulky se soubory Cookies. Pokud si přejete omezit nebo blokovat veškeré soubory cookies, které se spouští na našich internetových stránkách/v našich aplikacích (což Vám může bránit v používání určitých částí našich stránek) či na jakýchkoli jiných internetových stránkách/aplikacích, můžete to provést v nastavení svého prohlížeče. Pomocí funkce Nápověda byste měli zjistit jak. Více informací naleznete po kliknutí na tento odkaz: www.aboutcookies.org |
Pro zpracování Vašeho požadavku můžeme požadovat Váš doklad totožnosti.
Pokud máte jakékoli dotazy či připomínky týkající se zpracování Vašich osobních údajů, nebo máte zájem uplatnit některé z Vašich výše uvedených práv, kontaktujte našeho pověřence pro ochranu osobních údajů na e-mailové adrese: poverenec@solus.cz nebo písemně na adresu sídla Zájmového sdružení právnických osob SOLUS: Antala Staška 510/38, 140 00 Praha 4 – Krč.
Zásady ochrany soukromí SOLUS ke stažení ve formátu PDF