Poučení o Registru třetích stran sdružení SOLUS

I. ÚVOD

Jednotliví členové sdružení SOLUS, zájmového sdružení právnických osob, IČ 69346925 (též jen „SOLUS“ nebo jen „Sdružení SOLUS“) mají společný zájem podílet se na provozování Registru třetích stran Sdružení SOLUS (dále jen „Registr třetích stran“), v rámci kterého jsou resp. budou zpracovávány údaje o smluvních partnerech jednotlivých členských společností Sdružení SOLUS, zabývajících se obstaráváním či zprostředkováním prodeje produktů a služeb členských společností Sdružení SOLUS na základě smluv o zprostředkování, mandátních, komisionářských, smluv o obchodním zastoupením, jakož i jiných obdobných smluv, a to jak o fyzických osobách (podnikatelích i nepodnikatelích), tak také o právnických osobách, s tím, že podmínkou zpracování dat, je jejich souhlas. Základním účelem Registru třetích stran je vzájemné informování členů Sdružení SOLUS o záležitostech vypovídajících o bonitě, důvěryhodnosti a platební morálce těchto jejich smluvních partnerů a/nebo potenciálních smluvních partnerů, včetně jejich subjektivního hodnocení.

Údaje z jiného druhu smluvních vztahů jsou dále evidovány v Registru FO Sdružení SOLUS, Registru IČ Sdružení SOLUS anebo Pozitivním registru Sdružení SOLUS, pro které je vydáno samostatné Poučení o registrech Sdružení SOLUS.

 

II. ROZSAH ZPRACOVÁVANÝCH ÚDAJŮ V REGISTRU TŘETÍCH STRAN

V rámci Registru třetích stran jsou zpracovávány, kromě identifikačních údajů (jmen, příjmení, resp. firmy, rodného čísla resp. IČ a adresy resp. sídla či místa podnikání), údaje o rozsahu a povaze porušení smluvní povinnosti subjektů, včetně rozsahu a povahy tohoto porušení, o případném subjektivním posouzení fungování smluvního vztahu členskou společností Sdružení SOLUS a o důvodech případného ukončení smluvního vztahu.

V Registru třetích stran nejsou zpracovávány tzv. zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu čl. 9 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“) např. údaje o zdravotním stavu.

 

III. IDENTIFIKACE SUBJEKTŮ ČI OSOB, KTERÉ MOHOU MÍT PŘÍSTUP K  OSOBNÍM ÚDAJŮM PŘI JEJICH ZPRACOVÁNÍ V REGISTRU FO, REGISTRU IČ A POZITIVNÍM REGISTRU

Správce Registru třetích stran: sdružení SOLUS, zájmové sdružení právnických osob, IČ 69346925, se sídlem Praha 4 – Krč, Antala Staška 510/38, PSČ 140 00.

  • Sdružení SOLUS má resp. bude mít ve vztahu ke smluvním partnerům jednotlivých členů Sdružení SOLUS – fyzickým osobám postavení správce osobních údajů podle GDPR.

Zpracovatel Registru třetích stran: Společnost pro informační databáze, a.s., IČ 26118313, se sídlem Praha 4 – Krč, Antala Staška 510/38, PSČ 140 00 (též „SID“). Na základě písemné smlouvy mezi správcem a uživateli Registru třetích stran bude SID poskytovat služby související se vzájemným informováním členských společností o bonitě, důvěryhodnosti a platební morálce jejich smluvních partnerů a/nebo potenciálních smluvních partnerů.

  • Společnost SID má resp. bude mít ve vztahu ke smluvním partnerům jednotlivých členů Sdružení SOLUS – fyzickým osobám postavení zpracovatele osobních údajů podle GDPR.

Uživatel Registru třetích stran: jednotliví členové Sdružení SOLUS nebo jiní oprávnění uživatelé Registru třetích stran, kteří mají nebo budou mít se sdružením SOLUS a společností SID uzavřenou smlouvu o zpracování údajů v rámci Registru třetích stran.

  • Jednotlivé společnosti, využívající služeb Registru třetích stran, mají ve vztahu ke svým smluvním partnerům – fyzickým osobám postavení správce osobních údajů podle GDPR.

Aktuální seznam Členů Sdružení SOLUS a dalších oprávněných uživatelů Registru třetích stran je uveden na internetových stránkách Sdružení SOLUS: www.solus.cz.

Další osoba účastnící se na zpracování dat: zpracovatel (společnost SID), v zájmu zajištění maximální bezpečnosti zpracovávaných dat, může při zpracování využít služeb další osoby ve zpracování (tzv. technický zpracovatel), a to na základě písemné smlouvy mezi zpracovatelem a technickým zpracovatelem. Technický zpracovatel zpracovává resp. bude zpracovávat data obsažená v příslušném registru s tím, že osobní údaje klientů jsou resp. budou v zašifrovaném stavu. Technický zpracovatel nezná resp. nebude znát klíč k dešifrování zašifrovaných údajů a z toho důvodu nebude mít přístup k jménům,  příjmením a rodným číslům klientů a/nebo žadatelů.

Ke dni zpracování a vydání tohoto dokumentu tj. k 25. 9. 2011, je technickým zpracovatelem Registru třetích stran společnost Global Payments Europe, s.r.o., IČ 27088936, se sídlem Praha 10, Strašnice, V Olšinách 80/626, PSČ 100 00.

 

IV. POPIS FUNGOVÁNÍ REGISTRU TŘETÍCH STRAN

Registr třetích stran jsou společnou databází údajů vytvořenou na základě informací poskytovaných ze strany členů Sdružení SOLUS o jejich smluvních partnerech.

Počáteční i průběžné zařazování či aktualizace informací (údajů) v Registru třetích stran je podmíněno poskytnutím souhlasu se zpracováním údajů v Registru třetích stran. Udělení tohoto souhlasu subjektem je dobrovolné.

Informace (údaje) obsažené v Registru třetích stran jsou ze strany uživatelů Registru třetích stran pravidelně aktualizovány a jsou uchovávány pro potřebu vzájemného informování jednotlivých členů Sdružení SOLUS.

Informace (údaje) o smluvních vztazích se smluvními partnery jsou jednotlivými členy Sdružení SOLUS poskytovány SID, které tyto údaje dále zpracovává (sám nebo prostřednictvím tzv. technického zpracovatele).

Takto zpracovávané informace (údaje) zpřístupní SID ve formě zpráv na základě jejich žádosti jednotlivým členům Sdružení SOLUS, kteří využívají Registr třetích stran, a to výlučně za účelem vzájemného informování jednotlivých členů Sdružení SOLUS o bonitě, důvěryhodnosti a platební morálce jejich smluvních partnerů a/nebo potenciálních smluvních partnerů.

Údaje subjektů lze zpracovávat pro účely vzájemného informování jednotlivých oprávněných uživatelů Registru třetích stran pouze s jejich souhlasem. Vložení údajů do kteréhokoli registru SOLUS jedním z oprávněných uživatelů automaticky neznamená, že tyto údaje budou volně přístupně dalším oprávněným uživatelům – další oprávnění uživatelé budou opět potřebovat prokazatelný souhlas příslušného subjektů, aby se na tyto údaje obsažené Registru třetích stran mohli dotázat; je tedy uplatňován princip tzv. dvojího souhlasu.

Údaje budou zpracovávány po dobu trvání smlouvy a dále 3 roky od jejího skončení.

 

V. PROHLÁŠENÍ O BEZPEČNOSTI ZPRACOVÁVANÝCH DAT

Vysoká úroveň zabezpečení zpracovávaných dat (včetně komunikace), která je zajištěna v rámci všech registrů Sdružení SOLUS, zamezí neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k informacím (údajům) obsaženým v kterémkoli z registrů Sdružení SOLUS, k jejich změně, zničení nebo ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití zpracovávaných informací.

Základní bezpečnostní prvky:

  • šifrovaná komunikace;
  • využití certifikátů pro identifikaci uživatelů;
  • přístup pouze z povolených IP adres;
  • šifrování osobních údajů;
  • oddělení zpracovatele (zná šifrovací klíč, může provádět jenom on-line dotazy) a technického zpracovatele (provádí zpracování dat bez znalosti šifrovacího klíče).

Díky využití moderních technologií týkajících se provozu systému a zabezpečení přenosu a uchovávání údajů klientů členů Sdružení SOLUS a smluvně definovaným vztahům a zárukám je minimalizováno riziko zneužití informací.

 

VI. POUČENÍ O PRÁVECH SUBJEKTU ÚDAJŮ (FYZICKÝCH OSOB)

Pokud zjistíte nebo se domníváte, že některý člen Sdružení SOLUS, Sdružení SOLUS, společnost SID nebo další subjekty, které se budou podílet na zpracování údajů v kterémkoli registru Sdružení SOLUS (tj. příslušný správci nebo zpracovatelé), budou provádět zpracování Vašich osobních údajů, které je v rozporu s ochranou Vašeho soukromého života anebo v rozporu s právními předpisy, zejména jsou-li Vaše osobní údaje nepřesné, můžete:

  • požádat příslušného správce nebo zpracovatele o vysvětlení;
  • požadovat, aby příslušný správce nebo zpracovatel odstranil vzniklý stav, zejména můžete požadovat provedení opravy nebo doplnění Vašich osobních údajů (v případě potřeby bude v návaznosti na Vaši žádost provedeno dočasné blokování nebo likvidace těchto údajů).

Bude-li Vaše žádost shledána oprávněnou, jsou příslušné subjekty povinny neprodleně odstranit závadný stav. Nevyhoví-li příslušný správce nebo zpracovatel Vaší žádosti, nebo pokud budete toho názoru, že zpracování Vašich osobních údajů neprobíhá zcela v souladu s právními předpisy, budete mít právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz) s žádostí o zajištění opatření k nápravě.

 

VII. KLIENTSKÝ SERVIS

Informace o Sdružení SOLUS: www.solus.cz nebo tel. linka 222 368 707, která je zpoplatněna jako volání na pevnou linku v rámci Vašeho tarifu. Provoz této linky je v pondělí a ve středu od 8:00 do 17:30 hod., v úterý a ve čtvrtek od 8:00 do 17 hod. a v pátek od 8:00 do 16:30 hod.. Provozuje Společnost pro informační databáze, a.s. a technicky zajišťuje MEDIA SUPPORT s.r.o.

Klientské centrum Sdružení SOLUS poskytuje klientům následující služby:

  • vyhotovuje odpovědi na žádosti klientů o výpis zpracovávaných osobních údajů (obsahuje také informaci o zdroji osobních údajů); informace jsou poskytovány za úplatu pokrývající náklady na jejich poskytnutí; aktuální ceník viz solus.cz.
  • vyhotovuje odpovědi na žádosti o SIN kód pro službu SMS výpis – výpis přes mobil.
  • přijímá a vyřizuje případné stížnosti či připomínky ze strany klientů v souvislosti s nepřesnými údaji zpracovávanými v pozitivním registru SOLUS.

 

VIII. UPOZORNĚNÍ

DŮLEŽITÉ: Údaje z jiného druhu smluvních vztahů jsou dále evidovány v Registru FO Sdružení SOLUS, Registru IČ Sdružení SOLUS anebo Pozitivním registru Sdružení SOLUS, pro které je vydáno samostatné Poučení o registrech Sdružení SOLUS.

 


Poučení o registrech sdružení SOLUS ke stažení ve formátu PDF